3.6.2024

HENKILÖTIETOLAIN (523/99) MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE

Viite: Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§, Tietosuoja-asetus 2016/679 (EY)

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

HoviRuoka Oy (myöhemmin rekisterinpitäjä)

Y-tunnus 2413387-9

Kanervistontie 1
45200 Kouvola

 

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Katja Savonniemi
katja.savonniemi(at)hoviruoka.fi
Puhelin 020 7969353

 

3. REKISTERIN NIMI

HoviRuoka Oy:n asiakasrekisteri

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä ja ylläpitää asiakassuhteeseen, muuhun yhteistyöhön tai markkinointitoimenpiteisiin liittyviä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai mahdollisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolain mukaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, laskutukseen, maksujen valvontaan sekä perintätoimenpiteitä varten.

Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

asiakkaan tai yhteistyökumppanin yhteyshenkilön nimi ja osoite
• yksittäisen henkilön nimi ja osoite
• puhelinnumerot, sähköpostiosoite, muu osoitetieto
• asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja – kiellot
• rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiointiin liittyvä kommunikaatio ja viestintä
• asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaan tai yhteistyökumppanin ilmoittamat tiedot, henkilön itsensä ilmoittamat tiedot sähköpostitse, internetin tai postin kautta, henkilökohtaisesti paikan päällä tai muulla vas-taavalla tavalla.

 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjän henkilörekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille.

 

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolain asettamia vaatimuksia.

Jos rekisterinpitäjä siirtää henkilötietoja Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroo-pan talousalueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle, se varmistuu henkilötietojen siirron lainmukaisuudesta noudattamalla EU:n komission julkaisemia mallisopimuslausekkeita sekä tarvittaessa EU-U.S. Privacy Shield -menettelyä.

 

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Ei sähköisessä muodossa oleva aineisto (paperitulosteet)
Aineisto säilytetään pääosin lukituissa kaapeissa ja lukituissa tai valvotuissa tiloissa.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot
Henkilörekisterin tiedot kerätään tietokantoihin ja tiedostoihin, jotka on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla sekä muilla teknisillä keinoilla.

 

10. REKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakkuuteen ja muuhun yhteistyöhön liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin suhteeseen liittyvät velvoitteet sitä vaativat. Muilta osin henkilötietojen tallennusajat perustuvat rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin.

 

11. TARKASTUS-, KIELTO- JA KORJAUSOIKEUS

Henkilötietolain mukaan asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisten tietojen korjaamista rekisterissä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tehdään henkilötietolain mukaisesti kirjallisesti allekirjoittamalla ja toimittamalla pyyntö tietosuojaselosteen kohdassa mainittuun osoitteeseen.

Vastaamme kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin, etämyyntiin tai mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.